Przedsiębiorca, który chce wdrożyć w swojej firmie system sprzedaży, musi się zmierzyć z różnymi wyzwaniami. W wielu przypadkach kluczową decyzją okazuje się ta związana z wyborem kasy fiskalnej. A ma to jeszcze większe znaczenie w sytuacji, gdy urządzenie rejestrujące ma funkcjonować w rozbudowanym rozwiązaniu systemowym dla firmy.
Na współczesnym rynku technologii sprzedaży podatnik spotka się z ogromnym wyborem urządzeń rejestrujących. W praktyce często wychodzi jednak na to, że kasa fiskalna do systemu musi się wyróżniać konkretnymi funkcjonalnościami i wyższymi parametrami technicznymi. Innymi słowy, w takich okolicznościach oczekiwania wielu działalności gospodarczych spełniają dopiero bardziej zaawansowane modele. Dlatego warto wiedzieć, jakie cechy urządzenia fiskalnego decydują o tym, że poradzi sobie ono przy obsłudze klientów w systemie sprzedaży – nawet takim bardziej rozbudowanym.
Duża baza PLU i różnorodne porty komunikacyjne
Rozbudowany system sprzedaży, służący do obsługiwania klientów indywidualnych, składa się zazwyczaj z różnych elementów. Oprócz kasy fiskalnej, w firmie często działa wtedy komputer z oprogramowaniem do zarządzania handlem, waga elektroniczna, czytnik kodów, terminal płatniczy czy szuflada na pieniądze. Urządzeń i narzędzi informatycznych, które można wdrożyć w przedsiębiorstwie, jest oczywiście znacznie więcej. Niemniej, już na początku warto zdać sobie sprawę z tego, że to kasa fiskalna będzie centralnym ogniwem systemu. Co za tym idzie, wybrany model powinien gwarantować kompatybilność z urządzeniami peryferyjnymi. A to jest uzależnione m.in. od tego, jakie interfejsy komunikacyjne kasa posiada. Dlatego większa liczba zróżnicowanych portów i modułów do wymiany danych świadczy o tym, że mamy do czynienia z urządzeniem rejestrującym, które sprawdzi się w rozbudowanym systemie.
Kolejną kwestią jest maksymalna pojemność bazy towarowej. Jeżeli firma posiada szeroki asortyment produktów bądź usług, kasa fiskalna musi zapewniać precyzyjne zdefiniowanie całej oferty. Dlatego warto wtedy pomyśleć o modelu, który pozwoli na skonfigurowanie kilkunastu lub kilkudziesięciu tysięcy pozycji PLU.
Kasy systemowe z kopią elektroniczną
Sprawdzając informacje na temat kas fiskalnych, zawsze warto ustalić, w jaki sposób poszczególne modele archiwizują kopię paragonów. Przechowywanie tych danych jest bowiem jednym z najważniejszych obowiązków właściciela urządzenia rejestrującego. Natomiast współcześnie spora grupa polskich przedsiębiorców wybiera modele, które zapewniają archiwizowanie wspomnianej dokumentacji w formie elektronicznej (na karcie pamięci SD lub microSD). A ma to związek nie tylko z niższymi kosztami eksploatacji oraz wygodniejszą pracą, ale także ze zmianami prawnymi, do jakich dojdzie w przyszłości.
Dziś już wiadomo, że dwurolkowe urządzenia fiskalne, czyli modele z papierową kopią paragonów, w najbliższym czasie zaczną być wycofywane z użytku. Będzie to jeden z najważniejszych rezultatów wprowadzenia w Polsce systemu kas online. Natomiast modele z elektroniczną kopią paragonów pozostaną na krajowym rynku technologii sprzedaży co najmniej do 2022 roku. Tak wynika z zapowiedzi, które dotyczą zmian w ustawie o podatku od towarów i usług.